כאחראית תשלומים בחברה גדולה ומורכבת, אלו הדברים שביקשתי מספקים שוב ושוב.

בהסתכלות קדימה, רושמת לעצמי כתזכורת כדי לעשות עבודה יותר טובה.

מוגש כ"שירות לציבור", בשמחה:

נושא הגבייה מעורר תסכול וכעס אצל ספקים רבים.

מסתבר שמדובר במערכת יחסים וניתן לשפר את התקשורת, הנה כמה הצעות:

מתחילה עם המובן מאליו:

בכל החברות: הגדולות, בינוניות וקטנות, עובדים בני אדם 😊

וכל חברה שואפת לקיים בקרה על תהליך התשלומים שבאופן טבעי

רגיש אצל כולם.

"שגר ושכח" לא יקדם אתכם במקרה הזה

הפכו את האדם שהזמין מכם עבודה לשגריר מול הגורמים השונים בחברה,

וזכרו שהאישור שלו זו רק תחילת הדרך לקבלת התשלום.

ודאו שקיבל את דרישת התשלום שלכם, אישר והעביר לגורם המשלם.

בקשו פרטים של איש הקשר הרלבנטי לנושא התשלום בפועל.

פנו אל מי שמטפל בתשלומים וודאו שקיבל את כל המידע הדרוש

כדי להקים ספק ולאשר חשבון:

• ע.מ. / ח.פ. / ת.ז.

• פטור תקף מניכוי מס במקור

• אישור על ניהול חשבון בנק

• דרכי ההתקשרות אתכם: מייל, טלפון, כתובת

• התקשרות חתומה ע"י המזמין

תמיד כדאי:

• לנסח מייל בצורה נעימה (למשל במקום "נא" – "בבקשה")

• רשמו את הפרטים החשובים בשורת הנושא של המייל

("תשלום" לא נחשב פירוט מספק)

• שלבו קצת הומור ויחס אישי, בעיקר אם כבר תקשרתם בעבר

(לדוגמה: ספק כתב לי שבזכותי הוא לא חתך ורידים 😊)

• גם אם רשמתם את המייל בזמנכם החופשי, דחו את המשלוח לשעות העבודה,

(לא נעים לקבל דרישת תשלום באמצע הלילה)

הצעת התקשרות:

ודאו שיש לכם התקשרות חתומה ע"י החברה.

אישור המזמין בע"פ לא מספיק וחבל שהתשלום יתעכב בשל כך.

אם עדיין לא הכנתם פורמט המכיל את כל הפרטים החשובים, הגיע הזמן...

• שם המזמין

חשוב ! לא לאלתר, לוודא פרטים מלאים של הלקוח.

• פירוט העבודה שתבצעו

חשוב להגדיר את "גבולות הגזרה" ורצוי לתמחר תוספות כאופציה,

כך יהיה ברור מה העלות לעבודה הנוספת שתבצעו

• מחיר + מע"מ (לעוסק מורשה)

• תנאי תשלום

לגבי תנאי תשלום:

בגופים גדולים מתקיים תהליך של אישור ובקרה שלוקח זמן,

לכן התשלום מבוצע בתנאי שוטף+, יש חשיבות למועד הגשת החשבון,

אתייחס בהמשך.

השתדלו לבקש מקדמה (בלי להשתמש בשם המפורש) !

בהתאם לסוג העבודה אפשר לכתוב במקום:

איסוף מידע, התחלת עבודה, תכנית עקרונית וכד' - כאן המקום ליצירתיות.

ואם מדובר על עבודה מתמשכת, חלקו לאבני דרך לתשלום

לדוגמה:

אם תכולת ההצעה צילום ועריכה של סרטון

בקשו 50% ביום הצילומים והשאר עם מסירת התוצר ללקוח

כך שגם אם גמר העבודה מתעכב בשל דרישות חוזרות לתיקונים,

חלק מהכסף כבר אצלכם.

הגשת דרישת תשלום

חשוב להגיש את דרישת התשלום במהלך חודש ביצוע העבודה,

כדי שחודש זה ייחשב כשוטף.

לדוגמה: וודאו שאתם מגישים חשבון ב-31/1 לכל המאוחר

על עבודה שבצעתם בינואר, לא ב-1/2 ובוודאי לא ב-10/2

סייעו למערכות ולאנשים שמפעילים אותן לקדם את התשלום

למועד שנקבע בהתקשרות.

ממליצה לקבוע ביומן את ה-28 לחודש כיום בו אתם מפיקים דרישות תשלום,

חשבון עסקה או חשבונית מס, בהתאם לסוג העסק

מאד מומלץ להפיק מסמך ממוחשב ולא דרישה במייל.

ותישארו "על זה"

אם הלקוח מבקש מידע נוסף, תגיבו מהר,

אחרת דרישת התשלום שלכם יוצאת מהעבודה השוטפת ולעיתים מעוכבת

עד למועד התשלומים הבא. חבל ☹

ללקוח מאד חשוב לקבל חשבונית מס / קבלה,

לפעמים זהו תנאי לביצוע התשלום או למסירת שיק.

גם כאן חשובה תגובה מהירה שלכם כדי שלא יצטברו עוד ימים מעבר לשוטף+ שכבר ספגתם.

ומסיימת עם המובן מאליו:

חלק מהלקוחות עדיין משלמים בשיקים.

תעשו מאמץ לאסוף את השיק ולא לבקש שישלחו בדואר

וכשהשיק כבר אצלכם, תפקידו בהקדם האפשרי

עבדתם קשה כדי להגיע לרגע הזה, וודאו שהתגמול יגיע למקום הנכון.

בהצלחה,

רינת